飲食店への導入利用におすすめ!予約管理・顧客管理システム比較5選!【評判の予約台帳システムを厳選】

飲食店の予約・顧客管理システムを導入する際の注意点とは?

公開日:2019/05/01  最終更新日:2019/06/28

飲食店経営時に利用したいサービスはいろいろあります。例えば、今回紹介する予約管理や顧客管理をしてくれるシステムもその一つです。

こうしたシステムを利用する際には思わぬ注意点もあるので導入時にはしっかりと確認しておきたいところでしょう。ここでは注目ポイントをじっくりと紹介していきます。

どんな注意点があるのか

予約・顧客管理システムは大変効果が高いものです。とはいえ、導入する際には注意点もいくつかあります。例えば、予約・顧客管理システムが提供する各機能について、本当にその機能が必要かどうかは最初にチェックしておきたいところです。 予約・顧客管理システムでは、サービスごとに様々な機能を提供していますが、実は店舗によってはあまり必要でない機能もあります。

例えば、POSシステムとの連携を特長にしているシステムがありますが、そもそもPOSと連携して「何を実現したいのか?」があいまいな店舗では、宝の持ち腐れとなってしまいます。 すべての予約がネット経由で、電話予約はまったく受付けていない飲食店であれば、CTI(電話連動)機能は不要となります。逆に、グルメサイトからのネット予約を一切受付けていない店舗であれば、グルメサイトとの連携は必要のない機能です。

最近の予約・顧客管理システムでは、バージョンアップが進んで様々な機能が利用できるようになっていますが、「自分の店舗にとって何が必要なのか?」があいまいな状態では、最適なサービスを見つけることは難しいでしょう。 単に「あの予約・顧客管理システムは先進的で何となく良さそう」「(課題が明確でないのに)なにか新しいシステムを取り入れたい」といったような理由で予約・顧客管理システムを導入したり、システムを入れ替えたりすると後悔することもあるのです。

また、現在紙の予約台帳を利用している店舗では、予約・顧客管理システムを導入する際は紙による管理は最終的に一切やめて、予約・顧客管理システムによる管理に一元化すると良いでしょう。何事もそうですが中途半端なのが一番いけないのです。

導入サポートや必要なコストなども考える

予約・顧客管理システムでは各サービスとも入力の手間を減らすために様々な工夫を行っていますが、やはりなれるまでにはそれなりに時間がかかることもあるでしょう。このため、スタッフにも操作方法を周知するための研修が必要となってくる場合もあります。

導入前に、サービス提供会社からスタッフ向けの操作説明会などが可能かどうか、確認しておくとよいでしょう。 多店舗展開している飲食企業であれば、エリアごとに複数回の操作説明会を行う必要があります。こうしたサポート体制も導入前に確認しておくことが重要となります。

また、予約・顧客管理システムのランニングコストも理解しておきたいところです。予約・顧客管理システムによっては初期費用がかからないものもありますが、場合によっては高額な初期費用がかかることがあります。また、サービスの利用には一定の月額費用が必要となります。

基本的には店舗数×単価での費用となりますが、サービスによっては導入店舗数が増えるごとに1店舗あたりの月額費用が下がる仕組みもあります。 機能を追加しようとすると、別途オプション費用が発生する場合もあるので注意が必要です。また、サービスごとに最低契約期間が異なるので、必ず確認するようにしましょう。

3ヶ月~1年などが一般的ですが、2年~3年以上など、あまりに長期間の拘束がある場合はその間変更や解約ができなくなりますので注意が必要です。 そのほか必要なコストとして、店舗にパソコンやiPadなどがない場合には、別途購入が必要となります。利用にはインターネット環境も必須となります。

CTI(電話連動)機能を利用したいのであれば、電話会社とナンバーディスプレイの契約を結んでおくことも必要です。このように予約・顧客管理システムを導入する際には何が必要となるか、導入前に確認しておくと安心できます。

本当の課題を理解する

予約・顧客管理システムを導入しただけでは、予約管理が紙からデジタルに置き換わるだけで、得られるメリットは限定的になります。「予約・顧客管理システムを取り入れれば全ての問題が解決する」と考えてしまう人もいますが、これは間違いです。 予約・顧客管理システムは魔法の小槌ではなく単なるツールに過ぎません。

もしも自店舗にとって本当の課題がなにか理解せずに焦って予約・顧客管理システムを導入してもどうしようもないことがあります。だからこそ導入前に「予約・顧客管理システムを導入して何を実現したいのか」をしっかり考えるようにしましょう。

例えば、「店舗の予約管理を効率化すること」を目的とするのか、「顧客管理をしっかり行ってリピート来店率アップを目指す」のか、「昼間の電話を転送して、本部でも予約受付をしたい」のか、「無断キャンセルを減らす」ことを目的とするのか、など、お店によって目的ややりたいことは異なるはずです。

ですから目的の優先順位をはっきり決めた上で、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。予約管理を効率化したいのであれば、CTI(電話連動)機能やグルメサイトからのネット予約を取り込む機能、予約台帳と連動したネット予約受付フォームなどがあると便利です。

顧客管理を重視するのであれば、メールやはがき印刷などDM送付ができる機能があると、お店からのアプローチが可能になります。本部で予約受付を行うのであれば、iPadだけでなくパソコンでも操作できる方が便利でしょう。 無断キャンセルを減らしたいのであれば、来店日前に予約内容をSMS(ショートメッセージ)で自動送信できる機能や、過去の無断キャンセル履歴が着信と同時に確認できるCTI(電話連動)機能があると便利です。

 

予約・顧客管理システムは、サービスごとに得意な分野があり、自店舗にとって何を目的とするのか、をまずはっきりさせた上で導入するサービスを検討すると、導入後に失敗するリスクを減らすことができます。

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