飲食店への導入利用におすすめ!予約管理・顧客管理システム比較5選!【評判の予約台帳システムを厳選】

飲食店の予約・顧客管理システムを導入して業務の効率化を図ろう

公開日:2019/07/01  最終更新日:2019/07/16

飲食店にとって、人手不足が大きな課題となっています。

効率化できるところは効率化して、本来のお客様へのサービスに注力したい、というのが飲食店のホンネだと思いますが、そうした希望をかなえる上で、予約・顧客管理システムは有効なツールとなります。

 

予約管理業務を効率化しよう

店舗の予約管理は、効率化できる余地の大きい業務となります。特に最近は、電話だけでなく様々な媒体からのネット予約も増えてきたため、ダブルブッキングなどのトラブルを防ぎながら予約を管理することがとても大変になってきています。

予約・顧客管理システムを導入することで、ネット予約媒体から送られてくる予約を自動的に予約台帳に取り込むことができるようになります。これまで、媒体から送られてくるメールやFAXを見ながら手作業で記入していた予約内容が、自動的にシステムに入力できることで見間違い・書き間違いの心配もなくなります。

システムによっては、各ネット予約媒体の予約在庫を一括管理して、予約状況に応じて、自動的に予約在庫数を増減してくれるものもあります。ダブルブッキングを防ぐ、という面では非常に便利ですが、各媒体との連携が切れてしまったときに予約管理業務がまったく行えなくなる、ということでは困りますので、利用には一定の注意が必要です。万が一、特定の媒体との連携が切れてしまったときにも、店舗の予約管理業務が継続できるかどうかを確認しておくと良いでしょう。

ネット予約だけでなく、電話予約も重要です。特に電話では、予約の問い合わせだけでなく、人数変更や時間の変更、キャンセルなどのご連絡をいただくことも多く、こうした対応を効率化することで、店舗の業務負担は大きく改善できます。ただし電話対応の際には、電話口の向こう側にお客様がいらっしゃることを忘れてはいけません。お客様は電話でのやり取りの間にも、飲食店の対応を評価しています。電話口での対応の良し悪しが、クチコミや次回来店の可能性を左右することを肝に銘じた対応が必要です。

そうした電話対応の効率化には、「CTI機能(電話連動)」が効果を発揮します。予約・顧客管理システムと連動して、着信と同時にお客様の情報を自動的に表示してくれます。予約済みのお客様からのお電話であれば予約内容が自動的に検索されますので、電話口でのやり取りが非常にスムーズになるだけでなく、変更やキャンセルの際にお客様をお待たせすることも無くなります。もちろん、新規に予約を登録するときも電話番号が保存されていますので、連絡先の聞き間違いなどの心配もなくなります。

 

帳票印刷や集計機能を活用して、手作業を削減

予約・顧客管理システムは店舗のプリンタと接続することで、これまで手作業で作成していた、様々な帳票類を簡単に印刷できるようになります。例えば、当日の予約を一覧表にまとめた「受付表」や、直近1週間の「コース別予約人数表」なども簡単に印刷できます。

システムによっては、コースに料理名を設定して、ご予約ごとに料理がでたかどうかのチェックシート(調理指示書)まで印刷できるものもあります。こうした機能を活用することで、毎日の作業を効率化して、その分を他の業務に注力できるようになります。

予約・顧客管理システムを導入することで、予約に関する様々なデータを数値化して、集計を行うこともできるようになります。広告媒体ごとの予約数を集計して、費用対効果を計算したり、予約の獲得状況を前年の同じ時期と比較したりすることができます。こうした業務は、手集計で行おうとすると大変ですが、店舗の販促戦略を決める上で大変に役立ちます。

 

複数店舗で利用するとさらに効率アップ

予約・顧客管理システムはインターネットに接続されたクラウド上で運用されていますので、複数店舗で利用すれば、お互いの店舗の予約状況を確認することができます。スタッフやアルバイトの人員配置を行う際にも、各店舗の予約状況を確認しながら、週末など予約の少ない店から予約の多い店へシフトすることで、少ない人員でも効率的に運用することが可能になります。シフト配置を検討するには、近隣のグループ店舗の予約状況を、同一画面で見られる機能がついていると便利です。

コールセンターなどを利用して、店舗の代わりに電話対応を行うことも可能になります。従来は店舗の予約状況がわからなかったため、コールセンターで予約を受付しても、店舗から折り返し連絡しないと予約が確定できませんでした。予約・顧客管理システムではパソコンやiPadを利用して、各店舗の予約状況がどこからでも確認できることで、店舗への負担を減らしながら予約の受付を代行することができるようになります。

先述した集計機能においても、複数店舗で利用すると全店舗の数値を合算したり、エリアやブランドごとに集計したりすることが可能になり、よりメリットが大きくなります。

 

SMSを送信して予約確認業務を効率化

ここ数年、飲食店予約の「無断キャンセル(No Show)」が社会問題化しています。無断キャンセルが起きるとせっかく用意した料理がすべて無駄になるだけでなく、来店されることを期待して他の予約を断っていたのもすべて無駄になるなど、多大な機会損失が発生します。

こうした無断キャンセルを防ぐために、来店予定日の2日前などに確認のお電話をする飲食店もありますが、電話をしてもなかなかつながらない、といったことも多く、結果として電話をかける飲食店側の負担増につながっています。

最近では、ご予約時に登録した連絡先の携帯番号へ、予約日時やキャンセルポリシーなどをSMSで送信できる予約・顧客管理システムもあります。SMSはメールに比べて開封率が高いとされており、お客様が電話に出られない状態でも受信が可能です。SMSを活用することで、お客様の予約日間違いなど「うっかりミス」による無断キャンセルを防ぐことができます。

また、システムによっては送信したSMSについてお客様が「確認済み」なのか「未確認」なのかといったステータスを飲食店側で把握できるものあり、未確認のお客様だけを抽出して電話での再フォローを行う、といった使い方もできるようになっています。

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