飲食店への導入利用におすすめ!予約管理・顧客管理システム比較5選!【評判の予約台帳システムを厳選】

無料で飲食店の予約・顧客管理システムを導入できる?

公開日:2019/06/01  最終更新日:2019/07/01

お店に繰り返し来店してもらえる常連客が多い飲食店ほど経営状態が安定しやすく、繁盛店へと近づきますが、そのためには顧客管理が必要です。

紙の顧客台帳を作って顧客管理を自前で行う方法もありますが、予約・顧客管理システムを利用した方が登録のしやすさや活用のしやすさの面でメリットが大きくなります。

無料で顧客管理ができるシステムもあるため、有料のサービスとの違いについて調べてみます。

 

紙で顧客台帳を管理するデメリット

紙の顧客台帳を利用している飲食店もあると思いますが、紙で管理することのデメリットとしては、まず紛失のリスクがあります。せっかく書き溜めた顧客台帳ですが、利用するスタッフが増えれば増えるほど、紛失のリスクは高まります。

万が一顧客台帳を紛失してしまうと、過去に蓄積した情報が一瞬でなくなってしまい、そのダメージは計り知れません。コピーしてバックアップをとっておくことも理論上は可能ですが、日々新しい情報を書き加えて行くことを考えると、毎日コピーを作成する時間はありません。

退職するスタッフがこっそりファイルを持っていってしまう、といった事故を防ぐために、顧客台帳を利用できるスタッフを制限しているお店もありますが、その場合は日常の接客において顧客情報をスタッフ全員で共有することが難しくなり、顧客管理の意味がなくなってしまう、といった問題が発生します。

また、スタッフによって字の綺麗さ・丁寧さにはどうしても差がでますので、書かれた内容が書いた本人にしかわからず、他のスタッフでは読めない、といったこともあります。

そして最大のデメリットが活用のしにくさにあります。あいうえお順で顧客台帳を管理していれば、予約受付時にそのお客様を見つけることはできるかもしれません。しかし、お客様からお電話をいただいた際に、電話口で紙の顧客台帳からお客様を探すのは手間がかかります。

また、最近来店のないお客様に対して、来店してもらうためにDMを送りたい、といった場合にも、紙にメールアドレスや住所が書かれていてもそのデータをそのまま再利用することはできません。せっかくの顧客情報が「受け身での活用」しかできず、来店率アップのための「攻めの顧客管理」につながらないのです。

 

パソコンで顧客台帳を管理するデメリット

顧客台帳を紙ではなく、エクセルなどのソフトを利用してパソコン上で管理する方法もあります。紙の顧客台帳と異なり、パソコン上であれば検索もできますし、メールアドレスや住所などの情報を入力しておけば、そのまま他のシステムでも活用しやすくなります。

キーボード入力を行うことで、文字が読める・読めないといった心配もなくなります。しかし、パソコン操作になれた一部のスタッフしか扱えない、パソコン1台でしか閲覧ができないため共有が難しい、といった問題があります。

パソコンが壊れてしまった場合にデータの読み取りが一切できなくなる、といった問題もあり、定期的なバックアップを自分で行う手間がかかります。

また、パソコン上に保存されたファイルデータは持ち運びがしやすく、気づかないうちにすべての顧客情報がファイルごとコピーされ、持ち去られてしまう危険性もあります。最近では個人情報保護に対する規制も厳しくなっていますので、お客様の個人情報が流出してしまう危険は極力抑える必要があります。

費用面としては、紙の管理に比べるとパソコンが必要になるためその分の初期費用が必要となりますが、月額での費用は発生しません。

 

予約・顧客管理システムを利用するメリット

クラウドサービス型の予約・顧客管理システムを導入すると、一定のコストはかかりますが、紙の管理やパソコン上でのエクセル管理などと比べて様々なメリットがあります。

まず、データはクラウド上で管理されており、iPadやパソコンなどの端末側には一切データが保存されないようになっています。そのため、iPadやパソコンが故障してしまっても、顧客情報が消失する心配がありません。また、サービス事業者側でデータバックアップも取得されているケースが多いので、万が一の障害発生時にも安心できます。

利用するにはIDとパスワードを入力してログインを行う必要があり、ログインすると画面上でお客様の情報は見ることはできますが、権限がなければ一括でファイル出力することはできないようになっており、セキュリティ上も安心です。

一番の違いは、入力のしやすさにあります。予約・顧客管理システムでは、お客様から受付した予約を予約台帳に登録することで顧客情報が自動的に登録されていきますので、日々の予約管理がそのまま顧客情報の蓄積につながります。

ネット予約されたお客様であれば、メールアドレスも保存されます。同じような情報を予約台帳と顧客台帳にそれぞれ入力する手間が無くなりますので、紙の管理やパソコン上でのエクセル管理と比べて圧倒的に便利になります。

同時に、予約受付時には過去の来店履歴やキャンセル履歴などを自動的に検索して表示されますので、「顧客情報の活用」も行いやすくなっています。登録したメールアドレスや住所に対して、メール配信やDM印刷などが行えるサービスもあり、来店率アップのための「攻めの顧客管理」が実現できるようになっています。

 

本来有料のはずの予約・顧客管理システムが無料で利用できる場合もあります。

例えば、特定のグルメサイトが予約・顧客管理システムを提供していて、グルメサイトへの広告掲載を行ってもらうために「無料」で利用できるといった特典がついている場合などです。この場合、広告掲載をやめるとサービスが利用できなくなる、あるいは将来的に無料サービスの提供そのものが取りやめになる可能性があります。

予約管理だけを利用するのであればあまり問題ありませんが、顧客管理は継続的な情報の蓄積が価値を生みますので、せっかく蓄積した顧客情報が利用できなくなる、といったことがないように、解約時に顧客情報を一括ダウンロードできるのかどうか確認しておくとよいでしょう。

また、当然ながら利用できるのは基本的な機能に限定されており、顧客管理を行おうとすると必要な機能については有料オプションとなっていることもありますので注意が必要です。

実際に予約・顧客管理システムを利用していると、やりたいことに対して操作方法がわからないといったこともあります。そうした時には電話やメールでのサポートを行ってもらう必要がありますが、そうしたサポートを期待するのであれば有料の予約・顧客管理システムを利用した方が安心です。

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