飲食店への導入利用におすすめ!予約管理・顧客管理システム比較5選!【評判の予約台帳システムを厳選】

飲食店向け予約台帳システムとは?

公開日:2019/09/15  最終更新日:2019/09/02

飲食店で予約台帳をデジタル管理できることで、様々なメリットが実現できるようになります。

様々な飲食店向け予約台帳システムが存在していますが、具体的な予約台帳システムのメリットと、より効果的にシステムを活用できるようにするための選定のポイントについてご紹介します。

紙で予約台帳を管理することの問題点

予約台帳をデジタル管理に切り替えている店舗は年々増えていますが、一方ではまだ「紙」の予約台帳を利用し続けている店舗も数多く存在します。紙でも管理できることを、わざわざシステム化する必要がない、と思われている店舗もあると思いますが、紙で管理し続けることによる様々なデメリットも存在します。

一番の問題点は、紙で予約を管理している限り「顧客情報が蓄積されない」ということです。予約台帳システムではご予約のお客様の「お名前」や「電話番号」などを入力して予約を登録していきますが、これらの情報をキーとして自動的に顧客情報が蓄積され、「顧客台帳」が作られていくことに特長があります。

紙の予約台帳では、○月○日にどれだけ予約が入っているか、を確認することはできますが、ご予約のお客様が何回目のご来店なのか、前回いつご予約があったのか、といった情報を確認することは、店長の記憶に頼らない限りできません。

飲食店で経営を安定させるには、新規のお客様ばかりでなく何回もご来店いただける常連のお客様をどれだけ増やせるかが重要なポイントとなります。飲食店向け予約台帳システムを導入することで、どのお客様が何回目のご来店なのかを「見える化」ができます。

「見える化」できることで、常連化に向けたサービス向上につなげられます。同時に「キャンセル歴」も自動的に保存されます。通常キャンセルだけでなく、連絡のない「無断キャンセル」などの履歴があるお客様も把握できるようになり、対策をとることもできるようになります。

予約台帳をデジタル化することで蓄積した顧客情報が、やがて「お店の資産」として代えがたい価値を生むようになるのです。

予約台帳デジタル化のメリット

予約台帳をデジタル管理することによるメリットは、顧客情報の蓄積以外にもたくさんあります。例えば、Web予約機能と連動して、予約台帳に「空き」のある日にだけWebから予約を受付できるようになります。いまだに空席状況を確認できない「予約受付フォーム」をホームページに掲載しているお店もありますが、せっかくお店のホームページまで来てくれたお客様でも、空席状況がわからないままでは申込率は下がります。空席状況がわかるWeb予約システムが利用できることで、予約申込率のアップにつながります。

また、予約台帳システムに登録された予約情報は店舗のパソコンやiPadなどの端末で確認できますが、データはクラウド上に保存され、端末には一切保存されることがありません。そのため、万が一店舗のパソコンやiPadが壊れた場合でも、予約情報が紛失してしまう心配がなく、インターネットにつながる環境であればどこからでも確認することができます。

複数店舗を運営していれば、各店舗の予約状況を一元管理して、店舗でも、本部事務所でも、外出先でも、どこからでも確認できるようになります。

蓄積された予約情報を、様々な切り口で集計できる

また、予約台帳システムを導入するメリットとして見逃せないのが、自動的に「集計」ができるという点です。紙の予約台帳では集計作業も一苦労ですが、デジタル化することで手間をかけることなく、店舗の予約状況を集計することができます。

予約登録時にグルメサイトやホームページなど、どの経路で予約が申し込まれたのかを選択しておくことで、流入経路ごとの予約数を分析することもできます。複数のグルメサイトと契約している店舗では、グルメサイトの営業マンが言うセールストークを鵜呑みにせず、リアルに広告費との費用対効果を測る上で重要なデータになります。

過去の予約データとの比較も容易にできますので、例えば1年前の同じ時期と比べて、予約数がどれくらい増えているのか、あるいは、来店回数が2回以上のお客様の比率がどれくらい伸びているのか、といったことを把握することも簡単にできます。1年前と比べて常連のお客様の比率が減っているような場合は、これまで通ってくれていたお客様が他店へ流出していたり、初来店のお客様に「1回行けばもういいか」と思われている可能性が高く、注意が必要です。

予約台帳システムへの登録をサポートできるCTI機能

予約台帳を紙からデジタル管理へ切り替えるにあたって、様々な予約台帳システムが存在していますが、選定の際にポイントになるのが「予約登録のしやすさ」です。特に、これまで紙台帳で管理していた店舗であれば、予約登録を行う際にできるだけクリック操作を減らすことができれば、入力にかかる手間や負担を軽減できます。そのために重要なのが、店舗電話と連動できる「CTI機能」です。

「CTI機能」がついた予約台帳システムであれば、お店にかかってきたお客様からの電話番号が自動的に保存されます。予約内容を入力する際に「ご連絡先は今かけていただいている○○○○番でよろしいですか?」という聞き方に変わり、ワンクリックでかかってきた発信者番号を「ご連絡先」として登録できるようになります。

予約変更のお電話を受けた際も、着信と同時にお客様名やご予約日時がわかるようになりますので、ワンクリックで予約編集画面へ移動することができ、変更やキャンセルなどの手続きが驚くほどスムーズに行えるようになります。

 

お店の顧客情報を充実させるためにも、ぜひ飲食店向け予約台帳システムの導入を検討してみてください。

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