飲食店への導入利用におすすめ!予約管理・顧客管理システム比較5選!【評判の予約台帳システムを厳選】

飲食店の予約管理システムとは?

公開日:2019/03/15  最終更新日:2019/05/15

アナログな方法で予約を取る場合、お客様から伝えられた日時をメモやノートに記して管理をおこなうことになります。数が多ければ、どんどん管理が複雑になり、ミスが起こる可能性は高くなるでしょう。

さらにアクシデントで連絡先を記載しているメモやノートを紛失してしまったら、お客様に謝罪の電話をかけることすらできなくなります。

もしも、アナログな方法から抜けだしたいのなら、パソコンでエクセルなどを活用すれば簡単にデジタルな方法に移行できます。しかし入力の煩雑さやパソコンが壊れた場合の消失の問題は残るため完璧とはいえません。

完璧な予約管理をおこないたいなら、専門の予約管理システムを導入することを考えましょう。

予約をサポートするさまざまな機能を実装するシステム

予約管理システムとは簡単にいえば、予約に関するサポートがさまざまな種類搭載されたサービスです。iPadアプリとして提供されているサービスが多いですが、パソコンでも同時に利用できるものもあり、多彩なシーンで予約をしっかりと活躍してくれます。

とても簡単に予約をデジタル化できるため、アナログでの作業が面倒だと感じているのなら導入を考えましょう。まず、入力しやすいように工夫されているため時間の無駄も減らせますし管理も楽になります。

そして、自動でバックアップもおこなってくれるため、パソコンやiPadが壊れたとしても、お客様の予約情報まで一緒に消えることはありません。これだけでも、デジタル化する価値はありますが、ほかにもたくさん便利な機能が付属しているので、想像しているよりもずっと役に立つはずです。

ただし、システムを提供してくれる会社によって、サポート内容が異なるので、契約するときは後悔しないように選定しなければいけません。特に顧客管理システムといって、お客様の情報を管理できる機能についてはサービスによって実現できる範囲が大きく異なるので注意が必要です。

顧客管理システムが充実していると、お客様の情報を元に一人ひとりに適したサービスがおこなえるほか、DMなどを送付して再来店の勧誘もおこなえるようになります。なお、自身の飲食店に相応しい予約管理システムを見つけたいなら、まずはシステムの導入によって自身が何を実現したいのかを明確にすることが大事です。

その上でよさそうだと判断したサービスに対して資料請求をおこなって、それぞれのサービスが提供している機能が目的に合っているかを確認するようにしましょう。大抵のサービスは最低契約期間が1年~2年と長めで、一度導入するとなかなか変更ができない場合が多いため、選定には注意が必要です。

もしも、興味があるけれど、どのように役立てたらよいのか分からないなら、導入に関する相談を電話でおこないましょう。サービス概要の説明から、利用料金の見積もりまで、電話で全ておこなってくれるため、何も分からない状態でもスムーズに導入に向けて行動を起こせます。最低契約期間が3ヶ月と短めのサービスもあるので、お試しだと考えてとりあえずでも導入してみるのも賢い選択です。

オンライン予約を導入したいときも便利

お店に予約をしてくれるお客様の中には、公式ホームページやグルメサイトなど、インターネット上の情報を見て電話連絡をくれた方もいるでしょう。しかし、オンライン予約が当たり前の現代では、利用してみたいと思っても電話連絡を面倒に感じて、予約を諦めた方もいるかもしれません。

もしも、そのような理由でお客様を逃したくないのなら、予約管理システムが提供するオンライン予約機能の活用を検討しましょう。そうすれば、インターネット経由で24時間予約の受け付けが可能になるため、さらなるお客様を呼び込めるようになります。

グルメサイトが提供するオンライン予約では1送客ごとに従量課金が発生しますが、予約管理システムが提供するオンライン予約では送客手数料が発生しないため、最終的なコストも抑えることができます。

予約台帳と連携して、空席のあるときだけ予約の受付が可能になりますので、電話予約とダブルブッキングが起きる心配もありません。予約管理システムによっては、グルメサイトからのオンライン予約を予約台帳に取り込む機能や、複数のグルメサイトの予約在庫を一括管理できるものもあります。

無断キャンセルも防ぐことができる

飲食店をやっている場合、予約をしたお客様に無断キャンセルをされると、かなりの損害がでてしまうことがあります。故意に無断キャンセルをおこなったのなら賠償してもらうことも考えられますが、現実的には難しいことが多く、また常連さんのうっかりミスの場合は責める気にはならないケースもあるはずです。

うっかりミスによる無断キャンセルを防ぐには、予約の日が近づくと、お知らせのSMS(ショートメッセージ)を自動的に送信してくれる予約管理システムを利用しましょう。前もって、予約日時をお知らせできれば、お客様のうっかりミスを予防できる確率が高まります。

そして、悪質な無断キャンセルの被害に遭ったことがあるのなら、その方から再び予約があったときに、すぐ分かる予約管理システムを導入しましょう。店舗の電話機と連動しているシステムであれば、お店に電話が入った瞬間、無断キャンセルの当事者だと分かるようにしてくれるため、その場ですぐに断れます。

金銭的被害がある無断キャンセルは、出入り禁止にされてもおかしくない行為なので、遠慮せずに断ってしまいましょう



予約管理システムは、細やかな管理が簡単におこなえるようになるため、よりお客様に満足してもらえるでしょう。もちろん、飲食店側の手間も大幅に減らせるため、労働効率のアップも期待できます。

また使いやすい操作画面を用意してくれているので、新しく入ったスタッフでも、すぐに使いこなせるでしょう。

アナログでしか予約を受けていなかったときとは、比べものにならないくらい便利ですので、とりあえずでも試してみることをおすすめします。一度使ってみれば、飲食店には必須のアイテムであることがお分かりいただけるでしょう。ずっと利用を続けたいと感じてもらえるはずです。

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